Naar aanleiding van de nieuwe wet AVG geef ik met dit document aan welke gegevens ik vast leg van de cliënt en waarom. Ook geeft ik hierin aan wie er deze gegevens kan inzien. De vinkjes geven aan wat er van toepassing is binnen mijn praktijk.
De volgende persoonsgegevens worden vast gelegd in uw dossier:
Naam, adres, postcode, woonplaats van de cliënt(en)
Geboortedatum van de cliënt(en)
Telefoonnummer en e-mail van de cliënt(en)
Bij minderjarige cliënten:
Ook naam, adres, postcode, woonplaats, telefoonnummer en e-mailadres van beide ouders
Indien dit in belang is van de begeleiding/behandeling, leg ik de volgende verdere gegevens vast:
Huisarts
School van de minderjarige cliënt
Indien dit in belang is van de begeleiding/behandeling, leg ik de volgende bijzondere persoonsgegevens vast:
Godsdienst of levensovertuiging;
Gezondheid;
Zaken m.b.t. de seksualiteit;
Mogelijke strafrechtelijke gegevens zoals een melding bij Veilig Thuis, begeleiding door jeugdzorg, geweldconflicten in het gezin.
Het Burger Service Nummer (BSN):
Organisaties buiten de overheid mogen een Burgerservicenummer alleen gebruiken als dit in een wet is bepaald. En alleen voor het doel dat in de wet staat omschreven.
Zorgverleners mogen het BSN bijvoorbeeld gebruiken als zij werken in het kader van de Zorgver-zekeringswet en de Wet langdurige zorg. Dat is niet het geval bij een complementair, of alterna-tief therapeut. Zij mogen dus het BSN niet vastleggen. De declaratie in het kader van de aanvul-lende zorgverzekering valt niet onder de Zorgverzekeringswet en is geen grond voor het gebruik van het BSN.
Ik leg het Burgerservicenummer niet vast.
Doeleinden van de persoonsgegevens die door mij worden verwerkt.
Behalve de AVG, zijn de WGBO (Wet op de geneeskundige behandelingsovereenkomst) en de beroepscode van mijn beroepsvereniging en van het Register Beroepsbeoefenaren Complementaire Zorg (RBCZ) van toepassing op mijn werk. Deze zijn van invloed op de doeleinden waarvoor ik persoonsgegevens vastleg. Om die reden ga ik als volgt om met persoonsgegevens:
1. Dossierplicht
Op grond van de Wet op de geneeskundige behandelingsovereenkomst (WGBO) ben ik als zorg-verlener verplicht een medisch dossier bij te houden. Tijdens een consult maak ik aantekeningen. Deze zal ik digitaal uitwerken op een beveiligde computer. De verslagen stuur ik ivm de veiligheid niet op via de mail. Ik zal ze bij een volgend consult meenemen in een gesloten koffer zodat we de voortgang kunnen bespreken.
2. Bewaartermijn
De hoofdregel voor het bewaren van medische dossiers staat in de WGBO. Dat is 15 jaar, gerekend vanaf de datum van vastlegging van ieder afzonderlijk gegeven. De termijn kan langer zijn indien dit noodzakelijk is met het oog op de behandeling (bijvoorbeeld indien iemand een chronische ziekte heeft).
3. Beroepsgeheim
Voor mij als therapeut geldt op grond van de beroepscode en het wettelijk geregeld medisch be-roepsgeheim een geheimhoudingsplicht. Medewerkers van een psychosociale of complementaire praktijk zijn via arbeidscontract aan een geheimhoudingsplicht gebonden.
4. Minderjarigen
Volgens de patiënten rechten uit de WGBO komen de wilsbekwame minderjarige tussen 12-16 jaar zelf en de ouder(s) met gezag toe. Ouder(s) van minderjarigen tot 16 jaar hebben medebe-slissingsrecht over de behandeling. Ouders hebben recht op informatie en inzage in het dossier, wanneer dit gekoppeld is aan het medebeslissingsrecht voor de behandeling. Er bestaat een uit-zondering op dit inzagerecht, namelijk wanneer de professional van mening is dat de uitoefening van bepaalde patiënten echter indruist tegen het belang van de patiënt. Wilsbekwame patiënten van 12 jaar en ouder zijn zelf bevoegd om toestemming te verlenen voor doorbreking van de geheimhouding.
5. De levensovertuiging, zaken rond seksualiteit, gezondheid en mogelijke strafrechtelijke gegevens zoals een melding bij Veilig Thuis, begeleiding door jeugdzorg, geweldconflicten in het gezin neem ik op in het dossier, omdat dit ook in de consulten wel eens naar voren kan komen.
Informatievoorziening naar de cliënt toe:
Ik informeer de cliënten mondeling over de dossierplicht tijdens de intake.
Deze informatie ligt vast in een schriftelijke behandelovereenkomst. Zo ja, sluit ik deze behandelovereenkomst bij in dit document.
Op mijn website staat informatie over mijn werkwijze, de dossierplicht en de verplichtingen als gevolg van de WGBO, de WKKGZ en de beroepscode.
Indien kinderen jonger zijn dan 16 jaar, geven beide ouders schriftelijk toestemming tot de behandeling en daarmee tot het vastleggen van gegevens in een dossier. Zo ja, sluit ik deze behandelovereenkomst bij in dit document.
Ik vraag bezoekers van mijn site om hun naam, e-mailadres e.d. in te vullen.
Ik leg uit waarvoor deze persoonsgegevens zijn en wat ik ermee doe.
Toegang tot de cliëntdossiers?
Ik ben ZZP-er en ben de enige die toegang heeft tot de dossiers. Vanuit de beroepscode heb ik een beroepsgeheim.
Verschillende collega’s hebben toegang tot patiëntendossiers. Zij vallen eveneens onder het beroepsgeheim en hanteren dezelfde regels.
Er zijn ook medewerkers die toegang hebben tot de patiëntendossiers. In de arbeidsovereenkomst is de geheimhouding geregeld.
Ik bepreek wel eens met collega’s, of in intervisiegroepen casuïstiek uit de praktijk. Dat gaat altijd anoniem en onherkenbaar.
Beveiliging van de persoonsgegevens (cliëntendossiers).
Ik werk met papieren cliëntendossiers. Deze worden in een afgesloten kast bewaard
Ik werk met een digitaal cliëntendossier. Dit is beveiligd door een wachtwoord.
Ik maak regelmatig een back-up van mijn cliëntbestanden
Doordat ik regelmatig de laatste versie update van mijn software installeer, zorg ik er voor dat mijn software optimaal beveiligd is.
Onderweg beveilig ik de cliëntenbestanden door ze te bewaren in een afgesloten tas/koffer.
Melden van Datalekken:
Ik begrijp wanneer ik een datalek moet melden en zal daar naar handelen
Ik heb geen afspraken gemaakt in de verwerkersovereenkomst met leveranciers omdat ik geen cliënten gegevens doorspeel aan leveranciers.